Per 1 januari 2026 heeft de Nederlandse overheid nieuwe beperkingen ingevoerd voor de wijze waarop onderdanen van buiten de EU/EER en Zwitserland (derdelanders) zich kunnen inschrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). Deze verandering heeft directe gevolgen voor de afgifte van BSN-nummers, de loonadministratieve planning en de logistiek rondom de aankomst van internationaal talent voor de korte termijn.
Voor Global Mobility Managers en HR-professionals is het “quick start”-proces voor niet-EU-talent geografisch beperkter geworden, wat vraagt om een robuustere aanpak van de aankomstlogistiek.
De nieuwe realiteit: Van 19 locaties naar 2
Voorheen konden derdelanders zich inschrijven in de RNI bij elk van de 19 hiervoor bestemde loketten verspreid over het land. Hierdoor konden werknemers die aankwamen in Amsterdam, Rotterdam of Utrecht lokaal en snel hun Burgerservicenummer (BSN) bemachtigen.
Waar kunnen niet-EU-onderdanen zich in 2026 registreren voor de RNI?
Vandaag de dag is het proces gecentraliseerd. Als uw werknemer een niet-EU-onderdaan is die minder dan vier maanden blijft, kan hij/zij zich nog maar in twee steden inschrijven:
- Breda (Zuid)
- Venlo (Zuidoost)
Belangrijke opmerking: Locaties zoals IN Amsterdam, Rotterdam en Utrecht zijn niet langer beschikbaar voor RNI-registraties voor burgers van buiten de EU. Deze centra blijven wel EU/EER- en Zwitserse onderdanen bedienen, waardoor een “systeem met twee snelheden” ontstaat waar bedrijven zorgvuldig mee om moeten gaan.
Wat dit betekent voor uw Global Mobility-strategie
Deze beperking veroorzaakt een “bottleneck-effect” dat kan doorwerken in uw gehele onboarding-tijdslijn als dit niet correct wordt beheerd.
1. Vertraging in loonadministratie en sociale zekerheid
Om te worden opgenomen in een Nederlandse loonadministratie en salaris te ontvangen, heeft een werknemer een BSN nodig. Met slechts twee beschikbare locaties is de verwachting dat het aantal beschikbare afspraakmomenten beperkt zal zijn, wat leidt tot langere wachttijden. Een vertraging van de afspraak betekent een vertraging in de eerste salarisbetaling.
2. De “Day One”-ervaring (en de impact op het werknemerssentiment)
Stel u voor dat een senior executive op Schiphol landt voor een project van drie maanden in Amsterdam. Onder de nieuwe regels moet deze persoon naar Breda (~100 km) of Venlo (~170 km) reizen om zich te registreren. Dit zorgt voor uren aan reistijd en administratieve downtime tijdens de meest cruciale eerste dagen in het land. Bovendien zorgt het voor wrijving in het onboarding-proces en beïnvloedt het de eerste indruk van de medewerker over hun relocatie negatief.
3. Hogere operationele kosten
Bedrijven moeten nu rekening houden met reislogistiek, verloren werkuren en de mogelijke noodzaak voor tijdelijke vervoersoplossingen om ervoor te zorgen dat werknemers Breda of Venlo bereiken voor hun geplande afspraken.
Strategische alternatieven: RNI versus BRP
De meest effectieve manier om met deze verandering om te gaan, is bepalen of de RNI daadwerkelijk noodzakelijk is. Vaak is het overslaan van de RNI ten gunste van de BRP (Basisregistratie Personen) efficiënter.
Wat is de BRP-route?
Als een werknemer langer dan vier maanden blijft, moeten zij de RNI volledig overslaan en zich direct inschrijven in de BRP bij hun lokale gemeente.
Strategisch inzicht: Focussen op het direct regelen van een vast woonadres en een BRP-afspraak bij aankomst is vaak de slimmere zet. Hiermee kan de werknemer zich lokaal registreren — in steden als Amsterdam of Den Haag — en wordt de reis naar Breda of Venlo overbodig.
Het verschil tussen deze twee routes:
| Kenmerk | RNI (Kort verblijf) | BRP (Lang verblijf) |
|---|---|---|
| Verblijfsduur | Korter dan 4 maanden | Langer dan 4 maanden |
| Locaties (Niet-EU) | Alleen Breda & Venlo | Lokaal gemeentehuis / Expat Center |
| Vereisten | Alleen identificatie | Geldig huurcontract / adres |
| Grootste voordeel | Snelle afgifte BSN | Lokale registratie (geen reistijd) |
“Early-Bird” afsprakenbeheer
Als de RNI de enige optie is, is timing alles. HR-teams moeten het boekingsproces weken van tevoren beheren om ervoor te zorgen dat de afspraak in Breda of Venlo perfect aansluit op de aankomstdatum, om zo de downtime te minimaliseren.
Compliance-checklist 2026 voor HR-managers
Houd deze vier punten in gedachten om uw internationale uitzendingen op koers te houden:
- Audit uw pipeline: Identificeer alle komende niet-EU-werknemers en bepaal of zij RNI (kort) of BRP (lang) nodig hebben.
- Vroegtijdig boeken: Als de RNI onvermijdelijk is, boek dan 4 tot 6 weken voor aankomst afspraken in Breda of Venlo.
- Verwachtingsmanagement: Informeer uw talent vroegtijdig dat hun registratie reizen buiten de grote hubs zoals Amsterdam of Den Haag met zich mee kan brengen.
- Huisvesting veiligstellen: Registratie is gekoppeld aan een fysiek adres. Hoe sneller een woning is geregeld, hoe sneller het BSN (via de BRP-route) kan worden afgegeven.
Roadmap voor Compliance en Logistiek 2026
De centralisatie van RNI-loketten in Breda en Venlo signaleert een striktere aanpak van de Nederlandse immigratie-compliance. Voor bedrijven die internationaal talent aannemen, is “business as usual” niet langer van toepassing.
Het naar Nederland halen van internationaal talent vereist nu meer dan alleen administratieve ondersteuning; het vereist een proactieve strategie. Door te anticiperen op de logistieke behoeften van uw niet-EU-talent en het juiste onboarding-proces te kiezen, kan uw organisatie onnodige vertragingen voorkomen en een professionele, warme start garanderen voor elke nieuwe medewerker.
