Vanaf 12 oktober 2025 begint de Europese Unie met de uitrol van het Entry/Exit System (EES) bij de externe Schengen-grenzen. Dit nieuwe digitale register vervangt paspoortstempels door biometrische controles en geautomatiseerde dagtellingen. De uitrol vindt gefaseerd plaats over de lidstaten en grenspunten, met volledige handhaving gepland voor april 2026.
Voor reizigers betekent dit dat gezichtsscans en vingerafdrukken bij de grens worden afgenomen in plaats van stempels. Voor werkgevers houdt het in dat autoriteiten nu exact kunnen zien hoe vaak werknemers reizen en hoe lang ze blijven, waardoor compliance gemakkelijker te verifiëren is en minder snel over het hoofd wordt gezien.
Wat is het Entry/Exit System (EES)?
Het Entry/Exit System is een EU-brede digitale database die de in- en uitreis van niet-EU-burgers in en uit het Schengengebied registreert. Het vervangt het oude systeem van paspoortstempels.
Bij het passeren van de grens zullen reizigers:
- Hun gezichtsafbeelding laten registreren
- Vier vingerafdrukken afgeven (behalve kinderen onder 12 jaar en bepaalde vrijgestelde categorieën)
- In- en uitreisdagen automatisch laten registreren
Het systeem controleert of reizigers zich houden aan de 90-dagenregel in 180 dagen voor kort verblijf. Als er geen uitreis wordt geregistreerd na de toegestane periode, blijven de gegevens zichtbaar tot vijf jaar. In normale gevallen worden records drie jaar bewaard.
Het doel is om grenscontroles sneller te maken, fraude te verminderen en autoriteiten een duidelijk overzicht te geven van de bewegingen van elke reiziger.
Wie moet zich registreren onder het EES?
Het EES geldt voor niet-EU-burgers die het Schengengebied voor een kort verblijf binnenkomen, ongeacht of ze een visum nodig hebben of visumvrij reizen. Dit omvat:
- Reizigers zonder visum (bijvoorbeeld burgers uit de VS, VK en Canada) die maximaal 90 dagen verblijven
- Houders van kort verblijf-visums uitgegeven door Schengen-lidstaten
Bij elke grensovergang worden hun biometrische gegevens en reisinformatie geregistreerd.
Wie valt niet onder het EES?
De volgende groepen vallen niet onder het EES:
- Burgers van de EU, EER en Zwitserland
- Niet-EU-burgers met een geldige verblijfsvergunning in een lidstaat
- Houders van een langdurig visum (voor studie, werk of gezinshereniging)
- Bepaalde vrijgestelde groepen, zoals geaccrediteerde diplomaten
Als jij of je medewerkers al verblijfsrechten in de EU hebben, is het EES niet van toepassing.
Wat dit betekent voor werkgevers
Voor HR- en mobiliteitsteams introduceert het EES geen nieuwe wetten; het verandert hoe bestaande regels worden gehandhaafd. Elke in- en uitreis wordt geregistreerd en autoriteiten kunnen direct zien:
- Hoe vaak een medewerker heeft gereisd
- Hoe lang zij in totaal verbleven
- Of de bezoeken passen binnen de 90/180-dagenregel
Dit brengt nieuwe risico’s met zich mee voor bedrijven die regelmatig personeel op korte zakenreizen sturen. Veelvuldige bezoeken kunnen vragen oproepen of de medewerker alleen vergaderingen bijwoont of werk verricht waarvoor een vergunning nodig is.
Om compliant te blijven, zouden werkgevers moeten:
- Dagtellingen bijhouden over alle Schengen-reizen, niet per afzonderlijk land
- Doelen van reizen vooraf duidelijk maken om misverstanden bij de grens te voorkomen
- Beoordelen of werkvergunningen nodig zijn, vooral voor medewerkers met terugkerende opdrachten
- Medewerkers voorbereiden op vragen bij grenscontroles, zodat ze zelfverzekerd kunnen antwoorden
Kortom, het EES maakt mobiliteitsplanning transparanter en minder fouttolerant. Bedrijven die nu voorbereiden, voorkomen later vertragingen, weigeringen en compliance-risico’s.
ETIAS: De volgende stap na EES
Het EES is slechts het eerste deel van het nieuwe digitale grenssysteem van Europa. Tegen eind 2026 plant de EU de lancering van het European Travel Information and Authorisation System (ETIAS).
ETIAS wordt een verplichte online aanvraag voor reizigers zonder visum voordat ze het Schengengebied betreden. Na goedkeuring wordt de autorisatie elektronisch gekoppeld aan het paspoort van de reiziger en bij de grens gecontroleerd.
Samen betekenen het EES en ETIAS dat:
- Elk kort verblijf wordt geregistreerd en meegeteld
- Reizigers zonder visum voorafgaande goedkeuring nodig hebben voordat ze een vlucht nemen of een grens oversteken
- Werkgevers beide systemen moeten meenemen in de mobiliteitsplanning voor internationaal personeel
Dit is de laatste stap in de EU’s transitie naar een volledig digitaal grensbeheer.
Versterk je mobiliteitsstrategie met EMG
Onze experts helpen je medewerkers soepel grensoverschrijdend te verplaatsen, zonder last-minute problemen. Zo blijven je internationale teams compliant en volledig ondersteund.
