De IND voert per 1 januari 2026 strengere administratieve verplichtingen in. Elke erkend referent moet bewijs bewaren dat elke kennismigrant of houder van een Europese blauwe kaart zijn of haar salaris heeft ontvangen op een rekening op eigen naam.
IND-compliance: Wat is er nu vereist?
Vanaf 2026 zijn loonstroken alleen niet meer voldoende. Referenten moeten documenten bewaren die de daadwerkelijke overmaking van het geld aantonen. Voorbeelden zijn:
- Afschriften van de zakelijke bankrekening
- Overzichten van verzamelbetalingen (batchbetalingen)
Deze documenten moeten aantonen dat het salaris op de eigen rekening van de werknemer is binnengekomen.
Waarom dit de compliance-eisen vergroot
De IND had te maken met een hiaat in de handhaving. Er was geen juridische basis om inzage in salarisbetalingen te eisen als een werkgever weigerde deze te delen. De nieuwe regel dicht dit gat. Vanaf 1 januari 2026 kan de IND tijdens een controle om betalingsbewijzen vragen en directe toegang tot de administratie verwachten.
Wat er verandert voor erkend referenten
De meeste bedrijven bewaren al bewijzen van salarisbetalingen in hun financiële systemen. Voor velen zijn slechts kleine aanpassingen nodig. Waar het om gaat, is traceerbaarheid.
Betalingen moeten tijdens een IND-controle eenvoudig te koppelen zijn aan de betreffende werknemer. De regel dwingt bedrijven niet om in elk personeelsdossier een betaalbewijs op te slaan. Er wordt slechts verwacht dat er op verzoek een duidelijke en volledige administratie beschikbaar is.
Andere verplichtingen die blijven gelden
Erkend referenten moeten al diverse regels volgen om compliant te blijven. Zij moeten wijzigingen in de situatie van een werknemer melden (informatieplicht). Dit omvat contractbeëindiging en vormen van verlof waardoor het salaris onder het vereiste normbedrag zakt. Ook een verhuizing van het bedrijf moet binnen twee weken worden gemeld.
Referenten moeten ook kerndocumenten bewaren (administratieplicht). Dit omvat een kopie van het paspoort, de antecedentenverklaring en de arbeidsovereenkomst. Voor houders van een Europese blauwe kaart moeten referenten aantonen dat de werknemer aan de vereiste kwalificaties voldoet.
Daarnaast hebben zij een zorgplicht. Zij moeten zorgvuldig werven en de werknemer juiste informatie geven. De IND kan een werkgever verantwoordelijk stellen voor het vertrek (de terugkeer) van een vreemdeling.
Een praktische vervolgstap
Wacht niet op een inspectie om uw compliance te testen.
- Zorg ervoor dat op uw overzichten van batchbetalingen of bankafschriften duidelijk de naam en het rekeningnummer van de begunstigde staan vermeld.
- Is uw huidige rapportage vaag of samengevoegd? Pas dan nu uw instellingen aan.
Het opzetten van duidelijke traceerbaarheid vandaag, waarborgt uw status als erkend referent morgen.
