Wat zijn de verplichtingen van een erkend referent?
Welke verplichtingen heeft u als erkend referent?
Een erkend referent wordt door de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) gezien als betrouwbare partner. Als referent heeft u een uitvoerige screening doorstaan en beschikt uw organisatie nu over verschillende voordelen. Deze status wilt u natuurlijk behouden, maar om dit te doen moet uw organisatie aan verschillende verplichtingen voldoen.
In dit artikel zoomen we in op de verschillende verplichtingen en de betekenis voor uw organisatie.
De verschillende verplichtingen als erkend referent
De erkenning als referent is in sommige gevallen nodig om een werknemer uit het buitenland aan te kunnen nemen in Nederland. Om deze erkenning te krijgen, dient u een procedure te doorlopen bij de IND.
Na de erkenning als referent moet uw organisatie aan een aantal wettelijke verplichtingen voldoen:
- Zorgplicht;
- Administratie- en bewaarplicht;
- Informatieplicht.
Het is zonde om uw status en bijbehorende voordelen te verliezen. Daarom is het belangrijk dat uw organisatie op de hoogte is van deze verplichtingen en zich eraan houdt.
Hieronder kijken we naar de inhoud van de verschillende verplichtingen.
De zorgplicht als erkend referent
Als organisatie heeft u bepaalde verantwoordelijkheden; zo dient u zorg te dragen voor de mensen die voor u werken.
Bij de zorgplicht draait het om de plicht om zorgvuldig te handelen bij het werven en selecteren van kennismigranten.
Het voldoen aan de zorgplicht wordt op drie manieren gecontroleerd:
- De documenten en kwalificaties van de kennismigrant zijn tijdens het wervingsproces zorgvuldig onderzocht (Vreemdelingenbesluit 2000, artikel 1.16, lid 2);
- De kennismigrant dient te voldoen aan alle vereisten voor een verblijfsvergunning in Nederland;
- Er moet tijdens het wervingsproces informatie worden verstrekt aan de kennismigrant over de geldende wet- en regelgeving (Voorschrift Vreemdelingen 2000, artikel 1.4). Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door middel van het verstrekken van een informatiebrochure.
Het aannemen van een kennismigrant wordt door de IND gezien als een serieuze aangelegenheid. Vandaar dat de zorgplicht bestaat.
De administratie- en bewaarplicht van een erkend referent
Erkende referenten dienen een administratie bij te houden over de kennismigranten waarvoor een aanvraag bij de IND is ingediend. Deze documentatie dient tot 5 jaar na de beëindiging van het dienstverband te worden bewaard.
Het personeelsdossier van de kennismigrant moet bestaan uit:
- De arbeidsovereenkomst;
- Een kopie van de verblijfsvergunning (voor- en achterkant) en/of werkvergunning;
- Een kopie van het paspoort (alleen pagina met persoonlijke gegevens);
- De loonstrook of specificaties;
- Een kopie van het curriculum vitae, de bescheiden met betrekking tot de sollicitatie;
- Een bewijs van inschrijving in het BIG register (indien van toepassing);
- De antecedentenverklaring ingevuld en ondertekend door de kennismigrant;
- Bewijs dat de kennismigrant is geïnformeerd over de rechten en plichten;
Tip: De exacte documenten die bewaard moet worden, kunnen per verblijfsdoel en/of
werkvergunning verschillen. Het is daarom van belang om goed de voorwaarden van de
desbetreffende werk- of verblijfsvergunning te
kennen en controleren om te garanderen dat de juiste documenten en gegevens in de administratie worden bewaard
De informatieplicht als erkend referent
Als erkend referent dient u relevante wijzigingen in de situatie van de kennismigrant of uzelf tijdig door te geven aan de IND.
Wat betreft de kennismigrant heeft de informatieplicht betrekking op alle wijzigingen die van invloed zijn op het verblijfsrecht.
U kunt hierbij denken aan een wijziging in de arbeidsvoorwaarden, het vertrek van de kennismigrant uit Nederland en in- en uitdiensttreding.
Ten opzichte van wijzigingen in de situatie van de organisatie, vraagt de IND om op de hoogte te worden gebracht van alle wijzigingen die relevant kunnen zijn voor uw status en erkenning als erkend referent. Een aantal voorbeelden hiervan zijn een faillissement, wijziging van het zakelijke doel, de juridische status en een fusie of overname.
De wijzigingen moeten binnen 4 weken na het plaatsvinden worden gemeld aan de IND. In het geval van een wijziging van het adres van de erkend referent is deze termijn 2 weken.
Wij adviseren organisaties om de informatieplicht bij alle betrokken afdelingen, zoals de directie, HR, finance/payrolling, onder de aandacht te brengen. Op deze manier kunnen processen hierop ingericht worden en worden er geen wijzigingen over het hoofd gezien.
Klaar voor een bezoek van de IND? Met deze tips bent u voorbereid
De IND voert regelmatig controlebezoeken uit en kan sancties opleggen als er niet aan de verplichtingen wordt voldaan.
Een onjuiste interpretatie van de verplichtingen of onzorgvuldigheid kunnen zorgen voor fouten. Dit kan leiden tot een waarschuwing, een boete of in het ergste geval het intrekken van het erkend referentschap en/of de verblijfsvergunning van de kennismigrant.
Wij hebben een handig stappenplan gemaakt om u voor te bereiden op een inspectieonderzoek van de IND. Zo komt u niet voor onaangename verrassingen te staan.
EMG, uw partner in Global Mobility
Wij helpen organisaties met de erkenning tot referent én adviseren over de noodzakelijke compliance om deze status te behouden.
Een specialist van EMG kan advies op maat en interne training geven aan het HR-team en alle stakeholders.
Samen zorgen we dat uw organisatie de kansen van internationaal ondernemen optimaal kan benutten. Heeft u vragen over het aannemen van internationaal talent, payrolling en erkend referentschap?
Neem gerust contact op met onze experts, dan bespreken we graag de grenzeloze mogelijkheden.
Nathalie Crivello
Client Solution Manager | MIM certified
Het is onze missie om jouw bedrijf te laten groeien door global te worden. Vragen? laat het mij weten.
Give us a call +31 (0)20 765 7520
or send us an email
info@executivemobility-group.com
HQ – Amsterdam Evert van de Beekstraat 1-36 1118 CL Schiphol PO Box 75544 1118 ZN Schiphol The Netherlands
